Privacyverklaring

Het vertrouwen dat wij zorgvuldig omgaan met uw persoonsgegevens willen we elke dag weer waarmaken. We werken met een goed beveiligde informatiesysteem en een helder privacy statements. Wanneer nodig passen we deze aan. Zoals nu, met de invoering van de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG). Lees hier hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.

1. WIE ZIJN WE?

Wij zijn DuoDesk.
DuoDesk is gevestigd aan De Maaidorser 87, 6846 KX Arnhem, geregistreerd onder KvK nummer 65084195.

2. PRIVACY

  • DuoDesk neemt privacy serieus. Wij verwerken persoonsgegevens over u doordat u gebruik maakt van onze website, van onze diensten en ook omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt, door bijvoorbeeld een sollicitatie of invullen van een formulier.
  • Wij doen ons best om de gegevens die u aan ons heeft verstrekt op een zorgvuldige manier te verwerken.
  • Deze privacyverklaring geeft u een helder overzicht van welke persoonsgegevens die wij verwerken, hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan en geeft ook zo duidelijk mogelijk aan waarom wij deze verzamelen.
  • In de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is DuoDesk in deze een zogenaamde verantwoordelijke.

3. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERWERKEN

Wij maken onderscheid in de persoonsgegevens die wij verwerken naar type contact. Per type contact verwerken wij de volgende gegevens:

3.1 Zakelijke relaties

  • Voor- en achternaam en functie contactpersoon
  • Bedrijfs-/verenigingsnaam, vestigings- en postadres, postcode en plaats
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Betalingsgegevens zoals IBAN nummer en afgegeven automatische incasso ten behoeve van facturatie

3.2 Sollicitanten, (potentiële) kandidaten, ZZP-ers, flexwerkers, medewerkers van leveranciers, deelnemers van klanten of andere personen (bij inschrijving)

  • Voor- en achternaam
  • Adres, woonplaats
  • Geboortedatum en -plaats
  • Geslacht
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • CV, informatie over opleiding, stages en werkervaring, trainingen, beschikbaarheid, verlof, getuigschriften, pasfoto, (introductie)video
  • Persoonlijke informatie dat door klanten aan ons verstrekt wordt, waar u bent aangeboden of waar u werkt of gewerkt heeft of die u aanmeldt voor onze dienstverlening, indien dit onderdeel uitmaakt van of voortvloeit uit onze overeenkomst met de klant. De klant dient in dit geval u te informeren en verwijzen naar onze privacyverklaring

3.3 Websitebezoekers

  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type (zie verder artikel 10)

3.4 Te werk gestelden
Van personen die via ons te werk gesteld worden, wordt meer informatie verzameld zoals het Burgerservicenummer (BSN). Vraag onze personeelsbeleid document op voor meer informatie.

4. BIJZONDERE EN/OF GEVOELIGE PERSOONSGEGEVENS DIE WE VERWERKEN

Onze website en/of diensten hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over bezoekers of personen die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@duodesk.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

5. WAAROM EN HOE LANG

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • U te kunnen bellen of e-mailen voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, in- en doorleen, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, re-integratie, loopbaanbegeleiding en outplacement, advies, planning en personeels- en salarisadministratie.
  • U te kunnen bellen of e-mailen met (niet limitatief); reactie op vragen, het geven van tips, feedback, aanbiedingen, vacature alerts.
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten;
  • U onze nieuwsbrief te kunnen toezenden als u zich daarvoor heeft aangemeld (zie tevens artikel 7);
  • Uw gedrag op de website te analyseren om daarmee onze website te verbeteren en deze af te stemmen op uw voorkeuren (zie tevens artikel 8 en 10).

Wij bewaren uw persoonsgegevens:

  • Niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld dan wel wat wettelijk is bepaald;
  • Van kandidaten (die nog niet voor DuoDesk gewerkt hebben) bewaren wij tot twee jaar na het laatste contact de bemiddelingsgegevens;
  • Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u zichzelf uitschrijven via info@duodesk.nl. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door DuoDesk.
    Uw persoonsgegevens zijn nog drie kalendermaanden beschikbaar in een afgeschermde omgeving (bij Werving & Selectie is deze periode 24 maanden) in verband met claimrisico’s. In deze afgeschermde omgeving zijn uw gegevens enkel beschikbaar voor DuoDesk onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor gestelde doelen en termijnen. Na afloop van genoemde termijnen worden uw gegevens definitief verwijderd.

DuoDesk neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van DuoDesk) tussen zit.

6. DELEN VAN GEGEVENS

DuoDesk kan uw persoonsgegevens doorgeven aan de volgende (categorieën) ontvangers:

  • Onderaannemers en leveranciers (zoals gegevensverwerkers) die namens DuoDesk diensten verlenen of opdrachten uitvoeren. Deze ontvangers hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren en zijn gebonden aan contractuele verplichtingen;
  • Derden zoals dienstverleners die functies in onze opdracht uitvoeren (waaronder test-, opleidings-, en/of exameninstituten, partijen die klanttevredenheidsmetingen doen o.a. ten behoeve van keurmerken en certificeringen, externe consultants, zakenpartners en professionele adviseurs als advocaten, auditors, technische ondersteuningsfuncties en IT-consultants die onze systemen ontwikkelen en testen);
  • Opdrachtgevers waar we u voor kunnen stellen, waar u via ons aan het werk gaat of bent, of die ons vragen onze dienstverlening in te zetten voor uw loopbaanbegeleiding, coaching, bemiddeling of outplacement;
  • Individuen en organisaties die informatie over bijvoorbeeld uw referentie hebben of geschiktheid (zoals diploma’s) of die wij, op uw verzoek, gegevens verstrekken of die ons, op uw verzoek, informatie verstrekken, zoals huidige, voormalige of beoogde werkgevers, opleiders, exameninstituten en uitzendbureaus;
    Pensioenfonds, indien van toepassing;
  • Overheidsinstanties en andere instanties (zoals subsidie-aanvragers) indien wij van mening zijn dat we daartoe verplicht of gerechtigd zijn, bijvoorbeeld op basis van een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

DuoDesk verkoopt uw gegevens niet aan derden voor commerciële doeleinden.

Op onze website zijn social media buttons opgenomen. Bij het gebruik hiervan verzamelen de beheerders van die diensten uw gegevens.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

DuoDesk blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. MARKETING-/INFORMATIE ACTIVITEITEN

  • Zakelijke relaties (klanten) ontvangen onze nieuwsbrief dan wel informatieberichten met daarin marketingacties maar ook om de klant te voorzien van belangrijke informatie over de door ons uit te voeren werkzaamheden. De klant heeft te allen tijde de mogelijkheid zich af te melden voor deze mailings door een link in elke nieuwsbrief.
  • Als wij een gerechtvaardigde reden hebben om te veronderstellen dat u geïnteresseerd zou zijn in werk, bijvoorbeeld op basis van informatie die u plaatst op social media, zullen wij u benaderen of u interesse heeft om u bij ons in te schrijven of op een andere manier gebruik wilt maken van onze dienstverlening.
    Heeft u geen interesse, dan verwerken wij alleen relevante gegevens om te kunnen documenteren dat wij rekening houden dat u in de toekomst niet meer door ons benaderd wilt worden.
  • Via onze website kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief waarbij tijdens het aanmeldproces gebruik wordt gemaakt van een zogenaamde ‘double opt-in’ wat inhoudt, dat na aanmelding via het formulier, er eerst nog via de mail actief toestemming gegeven moet worden om op de maillijst te komen.
    Na aanmelding voor de nieuwsbrief kunt u zich te allen tijde weer afmelden door de link in elke nieuwsbrief.

8. IN KAART BRENGEN WEBSITEBEZOEK

Cookies
DuoDesk gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Wat als u niet van cookies houdt
U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Dit kan echter het functioneren van onze website negatief beïnvloeden. Eenmaal geplaatste cookies op uw PC, tablet of mobiel kunt u verwijderen via de instellingen van uw browser.

9. DISCLAIMER

De informatie op onze website is met zoveel mogelijk zorg samengesteld. Er kunnen echter geen rechten verbonden worden aan hetgeen op de site staat. DuoDesk kan niet garanderen dat de website te allen tijde foutloos en ononderbroken functioneert. DuoDesk wijst elke aansprakelijkheid ten aanzien van de juistheid, volledigheid en actualiteit van de geboden informatie en het (ongestoord) gebruik van deze website uitdrukkelijk van de hand.

Verwijzingen naar externe bronnen dienen alleen ter informatie voor de gebruiker. DuoDesk kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud van die externe bronnen dan wel het functioneren van die externe sites/bronnen. Tevens kan DuoDesk niet aansprakelijk worden gesteld voor de wijze waarop die sites met uw persoonsgegevens omgaan.

Het is niet toegestaan om informatie, beelden en of andere elementen van deze site te kopiëren of te downloaden met als doel te verspreiden of vermenigvuldigen om daar eigen gewin mee te behalen. Alleen voor eigen persoonlijk gebruik is het toegestaan. DuoDesk behoudt zich het recht voor om de inhoud van de website te allen tijde te wijzigen zonder hiervan nadere aankondiging te doen.

10. GOOGLE ANALYTICS

  • Bij het bezoeken van onze website wordt door Google Analytics een cookie geplaatst. Deze dienst gebruiken wij om te onderzoeken hoe u als bezoeker onze website gebruikt en hierover maakt Google voor ons inzichtelijke rapportages.
  • Wij hebben Google geen toestemming gegeven de verzamelde informatie te delen voor en aan andere Google diensten. Google kan de informatie alleen aan derden verschaffen indien Google hier wettelijk toe wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken.
  • De bewaartermijn van de bezoekgegevens binnen Google Analytics staat op 26 maanden.
  • DuoDesk heeft met Google een verwerkersovereenkomst gesloten.
  • IP adressen worden niet anoniem gemaakt.

11. INZIEN, AANPASSEN EN VERWIJDEREN

  • U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door DuoDesk en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid.
    Dat betekent dat u DuoDesk een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een andere, door u genoemde organisatie, te sturen.
  • U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, overdracht van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@duodesk.nl. Bij zo’n verzoek kan het zijn dat wij enige vorm van identificatie vragen zodat wij er zeker van kunnen zijn, dat wij de wijzigingen bij de juiste persoon doorvoeren. We reageren zo snel mogelijk op uw verzoek. Er zijn geen kosten verbonden aan wijzigingen.
  • Wilt gegevens (laten) wijzigen of verwijderen die u zelf niet kunt aanpassen, neem dan contact op met uw contactpersoon en/of vestiging.

12. KLACHTEN

DuoDesk wil u er op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-deautoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

13. GEGEVENSBEVEILIGING

DuoDesk neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Uw gegevens kunnen worden opgeslagen buiten Nederland, DuoDesk heeft de nodige maatregelen getroffen dat de bescherming van de data op die locaties minimaal voldoen aan de gestelde GDPR-eisen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik of een datalek, neem dan direct contact met ons op via info@duodesk.nl.

Bij het versturen van persoonlijke informatie aan ons via het internet, dient u zich ervan bewust te zijn dat u zelf verantwoordelijk bent voor de beveiliging van uw computer en/of telefoon en van de internetverbinding waarover u alles verstuurt. Het versturen is dan ook op eigen risico.

14. WIJZIGINGEN PRIVACY VERKLARING

Als gevolg van allerlei ontwikkelingen, waaronder ook wettelijke wijzigingen, wordt deze privacyverklaring regelmatig bijgewerkt. Een aanpassing van deze verklaring wordt zoveel als mogelijk bij iedereen bekend gemaakt, via uw contactgegevens die bij DuoDesk bekend zijn. Ook wordt geadviseerd zelf regelmatig de privacyverklaring te bekijken en door te lezen om te kunnen bepalen of u zich nog kunt vinden in hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan. De meest recente versie van de verklaring prevaleert boven eerdere versies.

Arnhem, 25 juni 2018